Професія архіваріус: хто це і чим він займається?

На кожному підприємстві існує свій документальний архів, що вимагає ретельної систематизації та контролю. Деякі важливі матеріали (особисті досьє, кінострічки, накази, розпорядження) мають досить великий термін зберігання і важливо, щоб вся цінна інформація була правильно розфасована по папках, мала опису з датами. Потрібно це для того, щоб у разі необхідності людина могла швидко відшукати запитувана справу. У цьому питанні потрібні відповідальність, копіткість і правильний підхід. Допоможе впоратися з непростою роботою професійний архіваріус. Хто це? Цінний фахівець, який займається веденням всього архіву підприємства, відповідає за збереження і безпеку кожної папірці.

Цікаві факти про професії

Археологи неодноразово в ході розкопок знаходили стародавні писемності, які були зібрані особливим способом. Подібні знахідки виявляли в Ассирії, Греції, Стародавньому Єгипті та Римі. У літописах було чітко прописано про способи ведення всіх цінних матеріалів. Наявність таких приміщень, де зібрана важлива документація, свідчить про високу культуру соціуму. Архіви необхідні нам не тільки для збереження пам`яті минулих подій, але ще вони представляють якусь базу прикладного та наукового характеру.

У ті роки, коли країною керував великий вождь пролетаріату В.І. Ленін, у всіх державних установах була чітка організація документообігу. Підлягали архівуванню матеріали націоналізованих садиб, монастирів, церков, а також справи, в яких зберігалася інформація про великих народних художників, учених, композиторів. Знищення таких архівів переслідувалося законом. За збереженням усіх матеріалів стежив одна людина – архіваріус. Хто це, запитаєте ви? Незамінний державна особа будь-якої установи.

Професійні обов`язки

Займається архіваріус систематизацією всіх внутрішніх і вхідних матеріалів, які вийшли з документообігу. Також він відповідає за відповідність умовам, нормам і правилам зберігання. В обов`язки архіваріуса входить: правильне оформлення вихідних і вступників документів, складання описів, ведення облікових баз, маркування списків, видача довідок та розміщення інформації на спеціальних стелажах. Сьогодні на великих підприємствах практично вся робота здійснюється в електронному вигляді, але дійсно важливі матеріали, що підлягають тривалому зберіганню, додатково роздруковують на паперових носіях і передають в архів.

Звичайно, автоматизована база значно прискорює і полегшує роботу і пошук, але техніка має властивість ламатися і виходити з ладу, ось тому щоб уникнути втрати всіх даних потрібен архів. Бере участь у комісіях по знищенню та списання застарілих документів архіваріус. Професія також має на увазі стеження за протипожежною безпекою приміщення.

Вимоги та якості

Взяти на цю посаду можуть людини з вищою (або студента) освітою, який відучився за спеціальністю «архівна справа», «історія», «педагогіка». Іноді необхідні навички отримують на спеціальних курсах. Майбутній співробітник повинен знати ПК (офісні програми), вміти працювати з технікою (ксероксом, факсом, принтером), володіти письмової та усної грамотою.

Акуратністю, старанністю, аналітичним складом розуму і скрупульозністю повинен володіти архіваріус. Хто це придумав і чим зумовлені вимоги? Протягом усього дня працівник стикається з величезним обсягом інформації, яку потрібно прочитати, зареєструвати і визначити її термін зберігання згідно з переліком документообігу. У цій справі потрібні уважність, посидючість, самоконтроль, розвинене мислення, терплячість і тонка моторика. Далеко не всі люди здатні щодня проробляти монотонну і копітку роботу.

Зарплата архіваріуса

Оплата праці безпосередньо залежить від регіону, фінансового благополуччя компанії та обсягу обов`язків. На сьогоднішній день середня зарплата коливається в межах 20-35 тисяч рублів. Понад 40 000 руб. отримує досвідчений з багаторічним стажем архіваріус. Хто це і чим він займається, було описано вище. Професія досить затребувана, ось тільки називається вона трохи по-іншому – секретар або діловод.

✅Хто такий архіваріус і що він робить на роботі?

З давніх часів всі рукописні досягнення людства збирали в бібліотеках, музеях і всіляких сховищах.

У наш час документація стала більш різноманітною і різноплановою, а її зберігання потребують не тільки музейні та бібліотечні установи, а й рядові організації та підприємства.

Спеціально для збору, систематизації і складування паперів існують архіви, функціонуванням яких займаються архіваріуси.

Що означає слово «архіваріус»?

У радянський поняття «архіваріус» потрапило з латинської мови. Слово archivarius означає «начальник архіву», хоча пізніше в своєму словнику Ушаков називав цих працівників дещо інакше – завідувачами архіву.

У Росії посаду архіваріуса з’явилася в 1720 році завдяки Петру I, який видав указ про створення системи організації державних установ і призначив чиновників для старанного збору листів і складання реєстрів.

Хто такий архіваріус?

У сучасному розумінні архіваріус – це будь-який працівник архіву, будь то начальник, завідувач або простий службовець. Його основне завдання – правильно організувати роботу архівної установи і належним чином проконтролювати документообіг.

Архіваріус повинен досконало знати державну систему діловодства, володіти інформацією в області законодавства, норм складання і зберігання документів, а також мати уявлення про ведення звітності та правилах експлуатації ділових паперів.

На роботу в архіви приймаються люди зі спеціальною освітою, яке дається в середніх і вищих навчальних закладах. Крім знань і навичок, посаду архіваріуса вимагає посидючості, уважності і зібраності.

Найважливішими якостями цієї професії можна назвати оперативну пам’ять і особливий тип мислення, що дозволяє добре запам’ятовувати і аналізувати великі обсяги інформації.

Чим займається архіваріус?

У сферу діяльності архіваріусів входить забезпечення схоронності документації, підтримка порядку її зберігання та використання. Працівник архіву займається прийманням та реєстрацією документів, що надходять з різних організацій, оформляє реєстраційні картки і зведені описи, створює банк даних і видає документи або їх копії на вимогу.

У деяких випадках функції архіваріуса охоплюють доставку документації юридичним і фізичним особам, а також контроль правил пожежної безпеки всередині архівної установи.

Де потрібні архіваріуси?

Архіваріуси можуть працювати в різних сферах господарювання. Наприклад, державні установи використовують їх працю для обліку смертності та народжуваності, зберігання копій свідоцтв про народження, шлюб та інших паперів.

У музеях архівні працівники потрібні для систематизації експонатів за видами, просторів, історичних періодів. У навчальних закладах архіваріуси займаються:

• зберіганням та обліком студентських записів;
• копій дипломів;
• записів у трудових книжках працівників різних факультетів.

Затребувана ця посада і в медицині. Лікувальні установи, лікарні та поліклініки потребують грамотному зберіганні історій хвороби та карток пацієнтів, а наукові інститути – записів докторів і дослідників, які вивчали ті чи інші захворювання.

Іноді архіваріуси працюють на приватних осіб. Якщо багата сім’я хоче скласти своє генеалогічне древо або постійно підтримувати в порядку колекцію сімейних історичних записів, вона користується послугами архівних працівників.

Навіщо потрібні архіваріуси?

Архіваріуси грають важливу роль зберігачів поточної і минулої документації. Від того, наскільки якісно і грамотно організована систематизація паперів, багато в чому залежить збереження нашого минулого.

Архіваріуси мають доступ не тільки до продуктів діловодства, а й до цінних літературних джерел або творів мистецтва, які вимагають належного зберігання для передачі нащадкам. Словом, люди цієї професії допомагають зберегти спогади, залишені предками, і побачити нашу історію крізь призму майбутнього.