Як вибрати РРО для ФОП – вибір касового апарату для бізнесу

У нашій статті ми розповімо про все, що треба знати під час купівлі касових апаратів, фіскальних або онлайн-кас. Також ви дізнаєтеся, які бувають типи РРО для «єдинників» та скільки коштують фіскальні апарати для певних видів бізнесу.

Чекліст підготовки до податкових перевірок ресторанів та кафе

Щоб уникнути проблем з податківцями — ми підготували готовий чекліст, який допоможе ретельно підготуватися до нововведень та податкових перевірок закладу.

Хто повинен використовувати РРО?

З 1 січня 2022 року в Україні набувають чинності нові правила для ФОПів, які працюють з касовим апаратом. З наступного року всім ФОПам, які працюють на єдиному податку 2—4 груп, треба буде вести реєстр розрахункових операцій (РРО), відповідно підприємець до цього терміну має встановити касовий апарат.

Також нові правила торкнуться підприємців, які працюють з готівковим розрахунком та приймають платежі картками і перед ними тепер стоїть завдання вибору касового апарату або вибору РРО, де типи та моделі РРО можуть бути різними.

При цьому є перелік підприємців, які можуть не використовувати РРО. Перелік таких суб’єктів наведено у ст. 9 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», серед них:

• ФОП на першій групі єдиного податку (296.10 ПКУ);
• підприємці, які працюють виключно з безготівковими розрахунками — оплати здійснюються з особового рахунку покупця безпосередньо на рахунок продавця;
• ФОП, які торгують продукцією, яку самі й виробляють — достатньо квитанції для покупця;
• торговці на ринках, виняток — продаж технічно складних побутових приладів.

Система обліку для кафе та ресторанів на планшеті

Підключіть Poster + ПРРО, щоб налагодити складський та фінансови облік у своєму закладі

Який РРО (касовий апарат) вибрати для ФОПів 2022-го?

РРО (реєстратори розрахункових операцій) — це касові апарати для ФОПів, які можна побачити в магазинах або ресторанах. РРО генерують фіскальний чек, який видають гостеві чи клієнтові в торговій точці.

Підприємець може сам вирішити, який касовий апарат використовувати для роботи. Попри велику кількість РРО для ФОПів, спочатку треба зрозуміти, який РРО вибрати, щоб отримати зручний для підприємця функціонал. Адже кожен реєстратор розрахункових операцій відрізняється один від одного. Вибір може стояти між різними видами: автономним касовим апаратом, фіскальним РРО та програмним РРО від сторонніх розробників або податкової, яке працює на смартфоні або планшеті.

Автономний касовий апарат (РРО)

Автономний касовий апарат за функціоналом означає автономність під час створення розрахункового документа, коли касир програмує касовий апарат за допомогою клавіатури самого РРО. Тобто касир заносить усі товари, які йдуть на продаж, у програму, а з огляду на ці дані після продажу товару чи послуги формується чек.

Стаціонарні касові апарати програють програмним РРО, оскільки мають великі габарити й не в усіх вбудований акумулятор. Водночас вони мають функцію під’єднання таких пристроїв, як ваги, сканер штрихкоду й термінал для збору даних. Також до складу РРО входить фіскальна пам’ять — запам’ятовувальний пристрій у складі реєстратора розрахункових операцій. Фіскальна пам’ять призначена для одноразового занесення, зберігання й багаторазового зчитування підсумкової інформації в повному обсязі.

Портативний касовий апарат має середню вартість 6000 грн, плюс сервісне обслуговування щомісяця — 256 грн, разові оплати при опломбуванні та введенні в експлуатацію — 1500 грн.

Фіскальний РРО

Фіскальні реєстратори — це, по суті, принтери з блоком фіскальної пам’яті, для роботи з якими потрібне додаткове програмне забезпечення (ПЗ). У цьому випадку чек формують за допомогою ПЗ і друкують на фіскальному принтері. Також є фіскальні реєстратори, інтегровані з системою обліку. Такі фіскальні реєстратори підходять для ресторанного бізнесу, оскільки нові хмарні РРО легко інтегруються за API з сучасними програмами обліку замість касових апаратів.

В Україні середня вартість фіскального реєстратора становить 10 000 грн, сервісне обслуговування щомісяця — 256 грн, разові оплати при опломбуванні та введенні в експлуатацію — 1500 грн.

Телефон або планшет + програмний РРО

Цей варіант розраховано на тих, хто не веде облік узагалі, бо за допомогою безплатного софту від держави можна лише продавати. Ніякої аналітики, складу й статистики там немає.

Ціни на принтери з під’єднанням по USB та Ethernet починаються від 2000 грн, а варіанти з вбудованим Bluetooth коштують від 1400 грн. Пристрої з попередньо встановленою безплатною програмою — від 150 грн на місяць.

Тому найкращим варіантом для старту роботи — це хмарний РРО + система обліку на планшеті. Для цього знадобиться будь-який планшет з системою обліку та принтер чеків або фіскальний реєстратор. Також цей варіант допомагає уникнути більшості проблем, пов‘язаних з несправністю РРО.

Переваги програмного РРО від Poster

Якщо ви обираєте між звичайним РРО (фіскальний реєстратор) або ПРРО для свого закладу, то рішення від Poster — це ідеальний варіант.

• Спеціально для кафе та ресторанів — ПРРО інтегровано в систему обліку закладів громадського харчування.
• Стабільний — налаштувати потрібно один раз, а усі нововведення податкової не будуть вас турбувати. Poster дистанційно займається адаптацією ПРРО.
• Доступний — програмний РРО коштує набагато менше ніж фіскальний реєстратор. Ціна інтеграції ПРРО всього 120 грн на місяць, натомість «залізний» РРО коштує більше ніж 10 000 грн.
• Простий — підключити ПРРО від Poster можна навіть вдома через браузер ноутбуку за нашою інструкцією. Це набагато швидше й легше, ніж підключати і налаштовувати фіскальний реєстратор.

Вибір касового апарату для ФОПів відповідно до законодавства України

З огляду на вимоги законодавства, касовий апарат РРО для ФОПів чи фіскальний реєстратор може бути будь-якої моделі. Для реєстрації РРО головне, щоб його було зазначено в переліку в Державному реєстрі РРО України для вашого типу діяльності. Список РРО України можна знайти на фіскальному сервері Державної фіскальної служби.

Як правильно вибрати РРО залежно від типу бізнесу?

Вибір РРО для ФОПів залежить не від виду діяльності, а від масштабів бізнесу. Передусім касовий апарат потрібен невеликому роздробу, де відпускають небагато товарів. Найбільше підійде автономний касовий апарат. А ось якщо відповісти на запитання, яку касу вибрати для громадського харчування та великої торгівлі, то вибір очевидний на користь програмних РРО для кафе та ресторанів, оскільки вони мають повну автоматизацію та більший функціонал, ніж перші. Однак підприємцеві все ж таки можна відштовхуватися від виду діяльності, щоб вибрати потрібний тип РРО. А зараз детальніше.

Торгівля, медицина, сфера послуг, турагенції

• Якщо у вас невеликий магазин, точка обслуговування, де немає великих черг та облік ведуть вручну в книзі обліку, то можна вибрати касовий апарат з Android — спеціалізований РРО для ФОПів 2022 року.
• Якщо ви ведете автоматизований облік, використовуєте комп’ютер, ноутбук чи POS-систему й вам треба обслуговувати клієнтів швидко, то ліпше вибрати фіскальний реєстратор.

HoReCa: кафе, ресторани, готелі

Вибір РРО для кафе й ресторанів аналогічний торгівлі та сфері послуг. Розглянемо на прикладі, який касовий апарат вибрати для кафе. Якщо у вас невелика кав’ярня і ви вели облік вручну — оптимальним вибором буде програмний РРО та система обліку на планшеті. Якщо в кафе, ресторані, барі встановлено POS-систему та касове ПЗ, то зручно буде під’єднати до них фіскальний реєстратор або програмний РРО. Також у HoReCa популярно встановлювати кіоски самообслуговування. Тоді застосовують вбудований РРО або програмний РРО.

Програмний РРО від Poster

ПРРО простіший в налаштуванні та набагато дешевший за його старий «залізний» аналог. Всього 120 грн на місяць замість 10 000 за фіскальний реєстратор плюс щомісячна абонплата. Вартість інтеграції 120 грн/міс.

Доставка й мобільна торгівля

Якщо клієнтові доставляють сплачений наперед товар, то фіскальний чек друкують на складі продавця одразу після отримання передоплати й просто прикладають до доставлення. Якщо оплату приймають у місці доставляння, а чек друкують на місці доставлення, то для цього підійде касовий апарат з Android або мобільний фіскальний реєстратор, щоб служба доставляння змогла видати чек.

Електронна комерція та інтернет-магазини

• РРО для ФОПів, що видають фіскальний чек у точці видавання, підійде такий самий, як для бізнесу у сфері торгівлі.
• РРО при оплаті через інтернет — коли чек друкують після отримання грошей і передають разом з товаром. Тоді більшість інтернет-магазинів використовують фіскальні реєстратори, під’єднуючи їх до ноутбука чи комп’ютера.
• РРО для доставляння використовують у разі, якщо гроші будуть отримані лише після доставлення, оскільки незаконно друкувати чек наперед.

Кур’єр повинен створити фіскальний чек безпосередньо після отримання оплати. Для цього можна використовувати портативний РРО на Android або мобільний фіскальний реєстратор, під’єднаний до смартфона або планшета.

Матеріали за темою

• Нові правила РРО для ресторанів та кафе
• Несправний РРО. Що робити, якщо зламався касовий апарат?
• Скасування мораторію на податкові перевірки
• Реєстрація РРО в податковій
• Чекліст підготовки до податкових перевірок ресторанів та кафе
• Оподаткування в ресторанах та кафе
• Касова дисципліна, правила розрахунків в ресторані

Читайте також

Нові правила РРО для ресторанів та кафе

Реєстрація РРО 2024. Як зареєструвати касовий апарат та зняти його з реєстрації

З 2019 року процес реєстрації касового апарата змінився і став простішим, оскільки з’явились електронний Реєстр екземплярів РРО та Реєстр ЦСО. Ми докладно розповімо, які основні зміни з’явились у процедурі реєстрації та вибору РРО, про порядок реєстрації РРО й те, як правильно зняти реєстратор з обліку.

Докладно про зміни написано в наказах Мінфіну:

Програмний РРО від Poster

ПРРО простіший в налаштуванні та набагато дешевший за його старий «залізний» аналог. Всього 120 грн на місяць замість 10 000 за фіскальний реєстратор плюс щомісячна абонплата. Вартість інтеграції 120 грн/міс.

Основні зміни у процедурі реєстрації РРО

Розберемо докладніше, що змінилося в порівнянні з попередніми вимогами для підприємців, які хочуть зареєструвати РРО.

• Документи для реєстрації касового апарата — підприємець може зареєструвати РРО за допомогою одної заяви. Тепер для реєстрації РРО для ФОП-у треба подати лише одну заяву до органів ДФС в електронній формі через Кабінет платника податків.
• ЕЦП для документів — дозволено підписувати заяви для реєстрації РРО цифровим підписом.
• Електронний документообіг — із запровадженням кабінету платника податків більшість процесів реєстрації перейшла в електронну форму.

Тепер онлайн можна подати заявку на реєстрацію касового апарата, зняття його з обліку та перереєстрацію. Отримати від центру сервісного обслуговування (ЦСО) довідку про пломбування та акт про введення в експлуатацію РРО стало швидше та простіше.

Як зареєструвати РРО?

Щоб спростити процес встановлення РРО та введення його в експлуатацію, ми підготували покрокову інструкцію.

Крок 1. Купівля РРО

Як і за будь-якої купівлі, вам треба отримати документи на РРО — договір про постачання та видаткову накладну (чек), яка підтверджує факт купівля.

Який РРО вибрати?

Види РРО

Переваги

Недоліки

• виконує багато функцій;
• не потрібне додаткове обладнання (комп’ютер);
• працює автономно.
• інформація про товари зберігається в пам’яті, можна змінювати лише вручну кожну;
• потребує сервісного обслуговування;
• не підходить для роботи з великим потоком чеків.

• швидка робота й великий оборот чеків за день;
• зручний у використанні: всі налаштування через комп’ютер.
• для роботи потрібен комп’ютер або планшет;
• висока вартість;
• додатково потрібна інтеграція з програмою обліку.

• вартість;
• просте встановлення;
• робота з електронними чеками та звітами;
• встановлюється на планшет або комп’ютер;
• можна працювати офлайн.
• потрібен додатковий принтер для друку чека.

Переваги програмного РРО від Poster

Якщо ви ще не знаєте, що обрати: звичайне РРО (фіскальний реєстратор) або ПРРО для свого закладу, то рішення від Poster — це кращий варіант.

• Спеціально для закладів — ПРРО інтегровано в систему обліку для кафе та ресторанів.
• Стабільний — один раз налаштували й працюєте. Будь-які нововведення податкової не будуть вас турбувати — Poster займається адаптацією ПРРО дистанційно.
• Доступний — програмний РРО дешевший за його старий «залізний» аналог. Ціна інтеграції всього 120 грн на місяць, натомість фіскальний реєстратор коштує більше ніж 10 000 грн.
• Простий — підключити ПРРО від Poster можна просто вдома в браузері свого ноутбуку за нашою інструкцією. Це набагато швидше й легше, ніж підключати і налаштовувати фіскальний реєстратор.

Крок 2. Договір з центром сервісного обслуговування

Щоб офіційно працювати з фіскальним обладнанням, його треба поставити на облік у ЦСО — підписати договір на сервісне обслуговування.

Крок 4. Реєстрація РРО

Після оформлення договору з ЦСО в кабінеті платника податків подається заява про реєстрацію РРО**.** Як і раніше, її можна подати й у паперовому вигляді (форма № 1-РРО) до податкової за місцем реєстрації. У процесі заповнення заяви виберіть формат документообігу з податкової: електронний чи паперовий.

Завантажити приклад заяви про реєстрацію РРО

Крок 4. Реєстрація фіскального апарата в податковій

Документи реєстрації РРО зазвичай розглядають за один робочий день. Якщо немає причин для відмови в реєстрації, ДФС видає довідку № 2-РРО про присвоєння фіскального номера РРО. Строк дії довідки — 3 дні.

Крок 5. Введення пристрою в експлуатацію

З довідкою № 2-РРО й самим апаратом треба звернутися до вашого ЦСО — там РРО введуть в експлуатацію та поставлять на нього пломбу. Упродовж п’яти робочих днів фахівці ЦСО вводять РРО в експлуатацію та ставлять на нього пломбу. Далі ЦСО надсилає електронні дані про пломбування до податкової. Після цього в кабінеті платника податків ви побачите готове свідоцтво про реєстрацію.

Крок 6. Встановлення РРО

Налаштовує та встановлює фіскальне обладнання працівник ЦСО. Він під’єднає пристрій до інтернету у вашому закладі й налаштує його на друк фіскальних чеків та звітів.

Перереєстрація РРО: основні положення

Є кілька причин, з яких може знадобитися перереєструвати РРО, наприклад:

• фіскальний апарат вирішили використати в іншому закладі;
• власник змінив дані;
• виявили помилку у свідоцтві про реєстрацію;
• змінилося місце проживання або місцеперебування підприємця.

У будь-якому з цих випадків подають заявку на перереєстрацію в електронному кабінеті платника податків — заяву № 1-РРО з позначкою вгорі «Перереєстрація» та посвідчення про реєстрацію.

Хмарна каса Poster

Підключіть Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити складський облік та фінанси.

Зняття РРО з обліку в податковій

Розберемо варіанти, коли треба зняти апарат з обліку та як це зробити покроково.

Добровільне та примусове зняття РРО з обліку

Причини, з яких можна зняти РРО з обліку, прописані в Порядку № 547 від 14.06.2016. Тут є два варіанти розреєстрації: добровільна та примусова.

Чекліст підготовки до податкових перевірок ресторанів та кафе

Щоб уникнути проблем з податківцями — ми підготували готовий чекліст, який допоможе ретельно підготуватися до нововведень та податкових перевірок закладу.

Основні причини добровільного зняття з обліку РРО:

• ФОП з будь-якої причини вирішив самостійно зняти РРО з обліку та подав до податкової заяву за формою № 4-РРО;
• фіскальний реєстратор украли;
• РРО передали іншому підприємцеві.

Примусово зняти з обліку РРО можуть через те, що:

• минув термін експлуатації РРО;
• документи про реєстрацію апарата визнали недійсними в суді;
• ФОП збанкрутував або став ліквідований;
• власник помер, втратив дієздатність тощо;
• заклад закрили;
• РРО вийшов зі строю;
• перейшли з «залізного» апарата на ПРРО.

Як зняти РРО з реєстрації

Розберемо докладніше, що знадобиться для того, щоб зняти з реєстрації пристрій.

Перед тим як знімати фіскальний апарат з реєстрації, його треба розпломбувати в ЦСО, з яким у вас є договір на техобслуговування та ремонт.

Відповідно до розділу 4 Наказу Мінфіну № 547 процедура зняття РРО з обліку така:

1. ФОП подає заяву № 4-РРО безпосередньо до податкової або через електронний кабінет.
2. До заяви треба прикріпити посвідчення про реєстрацію.
3. Подаючи заяву, вкажіть зручний варіант отримання довідки про скасування реєстрації: через електронний кабінет, безпосередньо в податковій, поштою (звичайною або електронною).

Упродовж п’яти календарних днів податкова підтвердить скасування реєстрації РРО та надасть підприємцеві довідку за формою № 6-РРО про те, що апарат знято з обліку.

Матеріали за темою

• Нові правила РРО для ресторанів та кафе
• Як вибрати РРО для ФОПів: критерії вибору касового апарату для бізнесу
• Несправний РРО. Що робити, якщо зламався касовий апарат?
• Скасування мораторію на податкові перевірки
• Чекліст підготовки до податкових перевірок ресторанів та кафе
• Оподаткування в ресторанах та кафе
• Касова дисципліна, правила розрахунків в ресторані

Читайте також

Як скласти технологічну карту страв для ресторанів та кафе

Правила зберігання продуктів харчування у громадському харчуванні: терміни зберігання та товарне сусідство

Як скласти меню для ресторану або кафе

Калькуляція страв у громадському харчуванні: як скласти та розрахувати калькуляційну карту?