Звернення почніть зі слова «Шановний(а) …!», після якого вкажіть ім'я та по батькові, до кого звертаєтесь. … При офіційно-діловому листуванні не допускаються:
- помилки, виправлення, незрозумілі скорочення слів, використання жаргонних слів та сленгу;
- неввічливе поводження;
- спотворення або розлогий виклад інформації.
У паперових листах передбачено заповнення класичної шапки, де вказуються імена, посади та іноді навіть контакти адресата та адресанта. При наборі тексту виставляють поля: праве – не менше 1,5 см; ліве – від 3-х см (з урахуванням наступної підшивки). Збережена копія
Лист має: На початку містити привітання та звернення. Наприклад, «Здрастуйте / Доброго ранку / Доброго дня / Доброго вечора + поважаємо(а) + І. О.». Слова в зверненні або вказівці адресата не можна скорочувати (наприклад, «шановний» як «ув.») – такі правила ділового етикету.