Обов’язкова інвентаризація: випадки, строки й обсяги її проведення

Про те, що інвентаризацію активів і зобов’язань необхідно проводити перед складанням річної фінзвітності, знають, мабуть, усі бухгалтери. Утім це не єдиний випадок, коли така облікова процедура є обов’язковою. Наразі розповімо, у яких іще випадках без інвентаризації не обійтися. А також з’ясуймо строки й обсяги її проведення.

Коли йдеться про обов’язкову інвентаризацію, на думку передусім спадає на думку проведення суцільної інвентаризації перед складанням річної фінзвітності.

Пригадаймо: суцільна інвентаризація охоплює всі види активів і зобов’язань підприємства незалежно від їх місцезнаходження, у т.ч. предмети, що передані в прокат, оренду чи перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, у ремонті, запасі або резерві незалежно від технічного стану. До того ж такій інвентаризації підлягають активи й зобов’язання, які обліковуються на позабалансових рахунках, зокрема, цінності, що не належать підприємству, але тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні чи на зберіганні (об’єкти оперативної (операційної) оренди основних засобів, матеріальні цінності на/у відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі), умовні активи й зобов’язання (непередбачені активи та зобов’язання) підприємства (застави, гарантії, зобов’язання тощо), бланки документів суворої звітності, інші активи (п. 6 р. 1 Положення № 879).

Обов’язковою річну інвентаризацію називають абз. 2 п. 7 р. І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879 (далі — Положення № 879), та п. 12 Порядку подання фінансової звітності, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2000 р. № 419 (далі — Постанова № 419). Про строки й обсяги її проведення читайте у статті «Щорічна інвентаризація активів і зобов’язань: від документування до відображення результатів в обліку» газети № 224/2018.

Водночас українське законодавство вимагає проводити інвентаризацію і в інших випадках. Розгляньмо найпоширеніші з них.

Зміна матеріально відповідальної особи

Сигналом для проведення інвентаризації є зміна матеріально відповідальних осіб. До таких належать працівники:

• що обіймають посади, які прописані в Переліку посад і робіт, які заміщуються чи виконуються робітниками, із якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, що були передані їм для збереження, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування в процесі виробництва, затвердженому постановою Держкомпраці СРСР, Секретаріату ВЦРПС від 28.12.1977 р. № 447/24,

Своєю чергою, без інвентаризації не обійтися в разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) понад половини його членів або на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади) при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності.

Проводять такі інвентаризації на день приймання-передання справ в обсязі активів, які перебувають на відповідальному зберіганні (п. 12 Постанови № 419; абз. 4 п. 7 р. І Положення № 879).

Крадіжка, зловживання або псування цінностей

У разі якщо на підприємстві, в установі чи організації відбулася крадіжка чи зловживання або зіпсувалися цінності, то підтвердити такі факти слід, зокрема, інвентаризаційними документами. У таких випадках інвентаризацію проводять на день установлення факту крадіжки, зловживання чи псування цінностей (п. 12 Постанови № 419, абз. 5 п. 7 р. І Положення № 879). Тим часом обсяги її проведення визначає керівник підприємства, установи чи організації.

За результатами такої інвентаризації проводять списання в обліку викрадених і/або зіпсованих ТМЦ.

Інвентаризація за судовим рішенням або з ініціативи контролюючих органів

Зобов’язати підприємство провести інвентаризацію можуть через суд. А також на підставі належним чином оформленого документа органу, який відповідно до закону має право вимагати проведення такої інвентаризації. До речі, у цих випадках інвентаризація має розпочатися у строк та в обсязі, які зазначені в належним чином оформленому документі цих органів, що містять таку вимогу, але не раніше дня отримання підприємством відповідного документа (абз. 7 п. 7 р. І Положення № 879).

Про які ж держоргани йдеться?

Вимагати проведення інвентаризації вправі податківці, зважаючи на пп. 20.1.9 ПКУ. Так, в останньому прописано, що контролери мають право:

«…вимагати під час проведення перевірок від платників податків, що перевіряються, проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, зняття залишків товарно-матеріальних цінностей, готівки».

Зауважте: податківці можуть ініціювати проведення інвентаризації лише під час здійснення перевірок. Про такі інвентаризації читайте у статті «Інвентаризація за ініціативою податківців: коли та як її проводять» газети № 156/2018.

До того ж ініціювати проведення інвентаризації можуть митники, але тільки щодо матеріальних цінностей, які перебували чи перебувають під митним контролем (п. 8 ч. 1 ст. 347 Митного кодексу України).

Таке право має й Держаудитслужба. Адже за п. 4 ст. 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» від 26.01.1993 р. № 2939-XII контролери мають право вимагати від керівників підконтрольних установ проведення інвентаризації основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, коштів і розрахунків, а в разі відмови від її проведення — звернутися до суду щодо спонукання до проведення інвентаризації. Тим часом до ухвалення відповідного рішення суду каси, касові приміщення, склади й архіви опечатують на строк не більш як 24 години в присутності понятих і представників зазначених підприємств, установ й організацій.

Зазначає про таке право Держаудитслужби й п. 16 Порядку проведення інспектування Державною аудиторською службою, затвердженого постановою КМУ від 20.04.2006 р. № 550. У цій нормі сказано: посадові особи контролюючого органу мають право вимагати від керівників об’єкта контролю організації та проведення фактичної перевірки в присутності посадових осіб контролюючого органу та за участю матеріально відповідальних осіб.

Техногенні аварії, пожежі чи стихійні лиха

Варто проводити інвентаризацію й після техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха, аби зафіксувати наслідки їх руйнувань та знищення ТМЦ.

Такі інвентаризації проводять на день після закінчення таких явищ в обсязі, визначеному керівником підприємства (п. 12 Постанови № 419 й абз. 7 п. 7 р. І Положення № 879).

У разі ліквідації підприємства

У разі припинення підприємства обов’язково проводять суцільну інвентаризацію (п. 12 Постанови № 419 й абз. 8 п. 7 р. І Положення № 879).

Згідно зі ст. 111 ЦКУ, ліквідатор уживає заходів щодо інвентаризації майна підприємства, яке припиняється, а також майна, що підтверджує його корпоративні права в інших юридичних особах, виявляє та вживає заходів стосовно повернення майна, котре перебуває в третіх осіб.

Таку інвентаризацію слід провести до складання проміжного ліквідаційного балансу.

Перехід на складання фінзвітності за МСФЗ

За приписами абз. 9 п. 7 р. І Положення № 879, у разі переходу на складання фінансової звітності за міжнародними стандартами інвентаризацію проводять на дату такого переходу.

Однак якщо зараз підприємство вирішить перейти на МСФЗ із 01.01.2018, то фактично провести інвентаризацію на цю дату вже неможливо. Вважаємо, у цих випадках її проводять після прийняття такого рішення, але під час здійснення інвентаризації враховують, що в такому разі вступний баланс складають на 01.01.2018. Адже її проводять, зокрема, для трансформування вхідних залишків активів і зобов’язань на дату переходу підприємства на МСФЗ.

Така інвентаризація, безумовно, є суцільною.

Передання або відчуження майна держпідприємств чи бюджетних установ

Обов’язкову інвентаризацію також проводять (п. 12 Постанови № 419 й абз. 3 п. 7 р. І Положення № 879) у разі:

• передання/повернення майна державного підприємства чи бюджетної установи в оренду/з оренди,
• приватизації майна держпідприємства,
• перетворення держпідприємства в акціонерне товариство,
• передання держпідприємства (його структурних підрозділів) або бюджетної установи до сфери управління іншого органу управління (крім передання в межах одного органу управління).

У таких випадках користуються Положенням про інвентаризацію майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або його розірвання), затвердженого постановою КМУ від 02.03.1993 р. № 158).

Під обов’язкову інвентаризацію потрапляє також майно, передане казенним підприємствам, державним комерційним підприємствам (їх об’єднанням), установам й організаціям, а також майно, передане Національній академії наук та галузевим академіям наук у безстрокове безоплатне користування, у разі його відчуження (п. 12 Постанови № 419).

Одержання претензії щодо недовантаження товарів

У разі одержання відмови постачальника задовольнити претензію щодо недовантаження товарів або одержання від покупця претензії стосовно недовантаження товарів підприємства проводять вибіркову інвентаризацію тих товарів, на які заявлені вказані претензії (п. 9 Положення № 879).

Віднесення майна до складу цілісного майнового комплексу держпідприємства

Після дати вручення держпідприємству податкової вимоги наказом керівника затверджують рішення про проведення інвентаризації майна підприємства, склад інвентаризаційної комісії та дату інвентаризації. Датою інвентаризації є дата не пізніше третього календарного дня від дати вручення підприємству податкової вимоги. Інвентаризація майна проводиться згідно із чинним законодавством і повинна бути завершена в строк до 15 к.дн. після визначеної наказом дати інвентаризації (п. 5 Положення про порядок віднесення майна до такого, що включається до складу цілісного майнового комплексу державного підприємства, затвердженого наказом ФДМ від 29.12.2010 р. № 1954).

експерт з обліку й оподаткування

Проводимо інвентаризацію, коли нема кому брати в ній участь

Для проведення інвентаризації неможливо зібрати працівників, які мають брати у ній участь? Так буває. Люди переїжджають подалі від бойових дій, працюють дистанційно або оформлюють тривалі відпустки у зв’язку з воєнним станом. А можливо, із працівників взагалі залишився один директор. Як бути у цих ситуаціях? Зараз розповімо.

Хто має бути присутнім

Як передбачено абзацом п’ятим п. 1 розд. ІІ Положення № 879*, інвентаризація має проводитися повним складом інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) у присутності матеріально відповідальної особи.

Тобто насамперед розпорядчим документом керівника підприємства має бути створена інвентаризаційна комісія (п. 1 розд. ІІ Положення № 879). Очолювати інвентаризаційну комісію має керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу, уповноважений керівником підприємства. До її складу включаються:

— представники апарату управління підприємства;

— представники бухгалтерської служби (аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, підприємця, що здійснює ведення бухобліку на договірних засадах);

— досвідчені працівники підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженери, технологи, механіки, виконавці робіт, товарознавці, економісти, бухгалтери).

Також до інвентаризаційної комісії можуть входити члени ревізійної комісії госптовариства.

Якщо через великий обсяг робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, для безпосереднього здійснення інвентаризації у місцях зберігання та на виробництві створюють робочі інвентаризаційні комісії. До їх складу включають представників апарату управління, бухгалтерської служби та досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік. Крім того, до них можуть входити члени інвентаризаційної комісії.

для проведення інвентаризації повинні з’явитися всі члени інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії, призначеної наказом керівника підприємства

Крім того, при інвентаризації активів, які перебувають у них на відповідальному зберіганні, мають бути присутніми матеріально відповідальні особи. Це цілком логічно, адже саме вони будуть притягатися до відповідальності у разі нестачі довірених їм цінностей.

А що робити, якщо один або кілька членів інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії та/або матеріально відповідальні особи відсутні? Варіанти виходу із ситуації залежать від причин та тривалості відсутності відповідних працівників.

Відсутні працівники — шукаємо рішення

Причини відсутності працівників, які повинні брати участь в інвентаризації, можуть бути різними: хвороба, відрядження, переїзд у зв’язку з бойовими діями, перехід на дистанційну роботу тощо.

У разі коли передбачається, що необхідний працівник буде відсутній нетривалий час (наприклад, у зв’язку з хворобою чи відрядженням), можна перенести строк початку інвентаризації або призупинити її (якщо вона вже почалася).

Працівник, який входить до складу інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії, чи матеріально відповідальна особа працює дистанційно? У трудовому договорі такого дистанційника має сенс зазначити, що він поєднуватиме виконання дистанційної роботи з роботою на робочому місці в приміщенні чи на території роботодавця (див. ч. 6 ст. 60 2 КЗпП та п. 5 Типової форми трудового договору про дистанційну роботу, затверджену наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-21). При цьому у договорі прописують особливості (час та/або умови) такого поєднання.

Так, для матеріально відповідальної особи умовою, при настанні якої вона зобов’язана виконувати роботу на робочому місці в приміщенні / на території роботодавця, буде проведення інвентаризації довірених йому цінностей. Для члена інвентаризаційної комісії слід зазначити, що працівник виконує роботу у приміщенні роботодавця у період проведення інвентаризацій на підприємстві.

Але такий варіант підійде, якщо працівник знаходиться у тому ж населеному пункті, в якому розташоване підприємство, або може туди прибути. Проте буває, що працівник не має можливості з’явитися на підприємство, наприклад, у зв’язку із тривалою хворобою, переїздом до іншого міста чи навіть країни через бойові дії. Ще однією поширеною причиною відсутності є тривала воєнна відпустка за власний рахунок. Або працівник взагалі не виходить на зв’язок, знаходиться на окупованій території та не може виїхати тощо. У всіх цих ситуаціях очікувати його появи на підприємстві найближчим часом не доводиться. Що тоді робити?

Якщо йдеться про члена інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії, його слід замінити (див. лист Мінфіну від 15.12.2003 № 31-04200-30-23/19). Для цього видають наказ керівника підприємства, яким відсутнього працівника виключають зі складу комісії, а натомість вводять до комісії іншого працівника, який може брати участь в інвентаризації. І вже нова комісія у повному складі проведе інвентаризацію.

У разі тривалої відсутності матеріально відповідальної особи ситуація складніша.

Обов’язки відсутньої матеріально відповідальної особи повинні бути передані іншому працівнику

З таким працівником укладають договір про повну матеріальну відповідальність та проводять інвентаризацію у зв’язку зі зміною матеріально відповідальної особи.

Але як замінити матеріально відповідальну особу, якщо працівник, який передає цінності, відсутній?

Коли такою відсутньою особою є касир, діємо за алгоритмом, передбаченим п. 45 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148. Відповідно до зазначеної норми цінності, що перебувають у касі, перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера чи комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахунку та передачу цінностей складають акт за підписами зазначених осіб.

На жаль, правил передачі інших цінностей новій матеріально відповідальній особі у разі відсутності її попередника законодавство не встановлює. Можна, звісно, провести інвентаризацію без «старої» матеріально відповідальної особи (за аналогією з касиром). Цей факт слід зазначити в інвентаризаційному описі чи акті інвентаризації. Однак існує ризик того, що при виявленні нестачі колишній матеріально відповідальний працівник у подальшому відмовиться визнавати результати такої інвентаризації.

Ще один варіант — скористатися нормами гл. 17 «Представництво» ЦКУ. Тобто матеріально відповідальний працівник знаходить особу, якій він довіряє і яка представлятиме його інтереси, буде присутня при проведенні інвентаризації та передачі товарно-матеріальних цінностей. Довіреною особою може бути, наприклад, працівник того самого підприємства. Оформити представництво можна за допомогою довіреності (див. ч. 1 ст. 244 ЦКУ), що має містити обсяг повноважень особи, яка є представником. У цьому випадку у роботодавця буде дещо більше впевненості в тому, що матеріально відповідальний працівник не оскаржуватиме в подальшому результати інвентаризації.

Якщо залишився один директор

Тепер розглянемо ситуацію, коли на підприємстві залишився один директор. Наприклад, усі працівники роз’їхалися та працюють дистанційно в інших населених пунктах, перебувають у тривалих відпустках чи взагалі звільнилися. Чи може директор самостійно провести інвентаризацію?

Для випадку, коли згідно зі штатним розписом підприємства директор є єдиним працівником, Мінфін підтверджував таку можливість (див. лист від 27.05.2014 № 31-08410-07-29/12918). Для цього, на думку фахівців відомства, відповідним розпорядчим документом керівник підприємства має затвердити склад інвентаризаційної комісії з однієї особи. Другий можливий варіант, який пропонує Мінфін, — включити до складу комісії спеціалістів, залучених за цивільно-правовим договором. Наприклад, це можуть бути працівники аудиторської фірми.

На наш погляд, якщо керівник — єдиний працівник, то проведення ним інвентаризації одноосібно суперечить вимогам п.п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879. Нагадаємо: згідно із зазначеною нормою матеріально відповідальні особи не можуть входити до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, які перебувають у них на відповідальному зберіганні. Це цілком логічно, адже вони є особами, яких перевіряють. Ми маємо справу саме з такою ситуацією. Директор як єдиний працівник є матеріально відповідальним за всі активи. І перевіряти сам себе він не може. Тому

для проведення інвентаризації краще залучити незалежних спеціалістів за цивільно-правовим договором

Причому цей варіант є оптимальним і в ситуації, коли, крім керівника, на підприємстві є інші працівники, які через різні причини не можуть з’явитися для проведення інвентаризації. Погодьтеся, що результати інвентаризації, проведеної за відсутності матеріально відповідальної особи, інвентаризаційною комісією, яка складається з одного керівника, будуть вкрай сумнівними. Будь-яка матеріально відповідальна особа, яка не була при інвентаризації, може в такій ситуації відмовитися визнати виявлену недостачу. Залучення для інвентаризації незалежних спеціалістів надасть цій процедурі більшої ваги.

Як можна переконатися, провести інвентаризацію можливо навіть за відсутності працівників, які мали брати у ній участь. Вихід є у будь-якій ситуації.

Висновки

• Якщо член інвентаризаційної комісії не може брати участь у інвентаризації, його можна замінити іншим працівником.
• За відсутності касира цінності, що перебувають у касі, перераховуються іншим касиром у присутності керівника та головбуха чи комісії, призначеної керівником підприємства.
• Якщо директор є єдиним працівником підприємства, до складу інвентаризаційної комісії можна включити спеціалістів, залучених за цивільно-правовим договором.

Як правильно провести інвентаризацію

Проведення інвентаризації – це не новина для бухгалтерів підприємств. Та актуальність цієї задачі, нажаль, збільшує війна: адже склади, магазини, тощо можуть бути повністю чи частково знищені під час ворожого обстрілу. Тому розглянемо, які правила і особливості має процедура інвентаризації запасів.

За загальними правилами, інвентаризація проводиться у визначених законодавством випадках. Основним нормативним документом, який регулює організаційні процедури проведення інвентаризації та порядок її проведення, є Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну України від 02.09.2014 р. № 879 (далі – Положення № 879). Ним передбачено декілька ситуацій, коли необхідна інвентаризація:

• перед складанням річної фінансової звітності;
• у разі передачі майна державного підприємства або бюджетної установи в оренду,
• у разі зміни матеріально відповідальних осіб;
• у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей на підприємстві, припинення підприємства;
• у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (на день після закінчення явищ) в обсязі, визначеному керівником підприємства;
• за ініціативи податкової служби під час перевірки тощо.

Війна, нажаль, також дає багатьом компаніям приводи для такого заходу. Склади чи торгівельні об’єкти компанії можуть виявитися на територіях, де ведуться бойові дії чи прилеглих, постраждати від обстрілів чи падіння уламків ракет і дронів. Отже, в таких випадках керівник підприємства може видати наказ про проведення інвентаризації. І інвентаризаційна комісія зафіксує актом знищення товарів, які були на складі чи в магазині. На підставі інвентаризаційної відомості й актів знищене списують.

Для кожного інвентаризаційного випадку встановлено свої строки проведення та обсяги. Найчастіше проводиться щорічна інвентаризація перед складанням річної звітності підприємства до дати балансу (до 31 грудня звітного року).

Під час інвентаризації підприємства проводять перевірку наявності/відсутності активів чи зобов’язань за певними правилами, встановленими Положенням № 879. Зокрема, інвентаризують (за наявності):

необоротні активи, запаси, поточні біологічні активи, дебіторську та кредиторську заборгованості, витрати і доходи майбутніх періодів, зобов’язання;

• незавершені капітальні інвестиції, незавершене виробництво, напівфабрикати;
• фінансові інвестиції, грошові кошти, кошти цільового фінансування, зобов’язання у частині невикористаних забезпечень;
• розрахунки з бюджетом тощо.

Зазначимо, що інвентаризація земельних ділянок, будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів проводиться протягом 3 місяців до дати балансу. Може проводитись один раз на 3 роки. Інвентаризація решти необоротних активів, запасів, поточних біологічних активів, дебіторської та кредиторської заборгованостей, витрат і доходів майбутніх періодів, зобов’язань також може проводитися протягом 3 місяців до дати балансу. Виключення передбачені для незавершених капітальних інвестицій, незавершеного виробництва та напівфабрикатів, інших матеріальних цінностей, які на момент інвентаризації будуть знаходитися поза підприємством; невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом та з відрахувань з ЄСВ. Їх інвентаризація проводиться протягом 2-х місяців на дату балансу. Що стосується об’єктів основних засобів, які на момент інвентаризації будуть знаходитися поза підприємством, зокрема автомобілів, морських і річкових суден, які відбудуть у тривалі рейси, то інвентаризація таких об’єктів проводиться до тимчасового вибуття з підприємства.

На підприємстві повинна бути інвентаризаційна комісія, склад якої затверджується наказом по підприємству. На початку інвентаризаційного процесу заповнюються певні інвентаризаційні відомості, до яких додають активи та зобов’язання, які підлягають інвентаризації.

Складовою частиною такої інвентаризації є інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості. Зазначимо, зокрема, що інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованостей проводиться на підставі документальної перевірки стану розрахунків зі всіма контрагентами, у тому числі з бюджетом.

Метою цієї перевірки є встановлення, зокрема:

• правильності розрахунків із банками, контролюючими органами, іншими підприємствами, а також зі структурними підрозділами підприємства, виділеними на окремі баланси;
• заборгованості підзвітних осіб;
• правильності і обґрунтованості сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованостей, у тому числі суми кредиторської і депонентської заборгованостей, щодо яких минув строк позовної давності;
• реальності заборгованості працівникам з оплати праці та громадянам (безпосередньо або через роботодавців) за соціальними виплатами, визначеними законодавством, а також із безготівкових розрахунків за цими виплатами.

Підприємство – кредитор для підтвердження реальності наявних на аналітичних рахунках заборгованостей має надати всім дебіторам виписки з даними про їхні борги. Підприємства – дебітори, які отримали виписки, мають підтвердити наявність заборгованостей або заперечити їх. Акт звірки розрахунків складає кредитор – за даними свого бухобліку, а дебітор у отриманому від кредитора акті звірки відображає дані свого бухобліку за операцією, в рамках якої перевіряють стан розрахунків.

В акті звірки кредитор та дебітор фіксують сальдо за розрахунками на певну дату – за дебетом та кредитом відповідного рахунку бухобліку. При звірянні розрахунків можуть виникнути розбіжності між даними контрагентів, зокрема, через постачання, коли відсутні первинні документи від постачальника. Якщо сталася така ситуація, то постачальник або надає покупцю ці документи, або пояснює причини їх неподання. Бажано, щоб до кінця звітного періоду розбіжності були усунені чи з’ясовані. Інакше кожна сторона звіряння розрахунків з дебіторами і кредиторами відображає заборгованості в сумах, які відповідні записам у її бухобліку і визнаються нею правильними.

Типової форми акту звірки розрахунків між контрагентами не затверджено, тому на практиці кожне підприємство складає його у довільній формі. Для кожного дебітора складається окремий акт у двох примірниках. Зауважимо, що якщо підприємство – дебітор ігнорує надісланий кредитором акт звірки або дебітора вже ліквідовано, підприємство – кредитор суми дебіторської заборгованості відображає за даними свого бухобліку і відображає їх у довідці, складеній у довільній формі), до акту інвентаризації розрахунків. Бо в акті інвентаризації можуть фігурувати як підтверджені, так і не підтверджені згідно з актом звірки дебітором суми заборгованості.

Акт звірки розрахунків разом з актом інвентаризації розрахунків після рішення власника (керівника) підприємства є підставою для відображення суми заборгованості в бухгалтерському обліку відповідно, у складі поточної, сумнівної, безнадійної заборгованостей та інших операційних доходів.

При проведенні інвентаризації заборгованості підзвітних матеріально відповідальних осіб особливу увагу необхідно приділяти правильності та обґрунтованості сум заборгованостей за нестачами, крадіжками і втратами від псування цінностей. Інвентаризація заборгованостей за нестачами та втратами від псування цінностей полягає у виявлені причин, через які затримується розгляд матеріалів щодо нестачі, та віднесення її на винних осіб або списання у встановленому порядку.

Розмір збитків від розкрадання, нестач, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається відповідно до законодавства. До моменту встановлення винних осіб сума нестач зараховується на позабалансовий субрахунок. Що стосується інвентаризації каси, то необхідно враховувати, що кошти в касі підприємства не обмежуються лише готівковими коштами, тому комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всього, що зберігається в касі: готівки, цінних паперів, чекових книжок. За результатами інвентаризації складають акт затвердженої форми у двох примірниках, який підписують члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальна особа.

В акті інвентаризації наявності готівки вказують фактичний залишок, залишок за даними обліку та визначають результат інвентаризації. У разі інвентаризації готівкової інвалюти в акті інвентаризації необхідно вказувати: назву іноземної валюти, її суму; курс НБУ на початок робочого дня інвентаризації; суму інвалюти в перерахунку в гривні.

У разі застосування підприємством у розрахунках РРО/ПРРО звіряють суму наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку із сумою, зазначеною у звіті РРО/ПРРО (у РК та КОРО).

Необхідно зазначити, що при інвентаризації каси може бути виявлений надлишок. Згідно з чинним законодавством, надлишком готівки в касі вважається готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами. Отже, якщо виявлений саме такий надлишок, його оприбутковують в касі підприємства та зараховують до його доходів. На цю суму оформляють прибутковий касовий та вносять відповідний запис до касової книги.

За результатами проведеної інвентаризації комісія складає протокол, який затверджується керівником підприємства протягом 5 робочих днів після її завершення. Результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу відображаються в бухобліку та фінансовій звітності того звітного періоду, у якому вона була закінчена.

Виявлені під час інвентаризації розбіжності між фактичною наявністю активів і зобов’язань та даними бухобліку регулюються установою в такому порядку:

• надлишки підлягають оприбуткуванню із збільшенням доходів майбутніх періодів або звітного періоду (залежно від активу, який підлягає відображенню) і зараховуються до доходів спецфонду бюджетної установи;
• нестачі відносяться на витрати (у межах норм природного убутку; у разі псування ТМЦ не з вини матеріально відповідальної особи) або на рахунок винних осіб у розмірі, визначеному згідно з законодавством, а якщо винні особи не встановлені, суми нестач зараховуються на позабалансовий рахунок до моменту встановлення винних осіб або закриття справи згідно із законодавством.

За не проведення обов’язкової інвентаризації передбачено дисциплінарну та адміністративну відповідальність. Дисциплінарну застосовує керівник підприємства або уповноважений ним орган до працівника-порушника у формі догани чи звільнення (ст. 147 КЗпП України). А фінзвітність, складена без попереднього проведення інвентаризації, може бути визнана недостовірною.

Зазначимо, якщо частина активів компанії виявляється на окупованій території, то інвентаризацію проводять після звільнення. Ці активи залишаються на балансі.

На завершення зазначимо, що податківці під час документальних та фактичних перевірок мають право вимагати проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), коштів, зняття залишків ТМЦ, готівки з використанням інформації та документів про результати інвентаризації за наслідками цих перевірок або під час наступних заходів податкового контролю (пп. 20.1.9 ст. 20 ПКУ). Звернімо увагу на те, що вони мають право вимагати проведення інвентаризації, а не брати в ній участь. Виключення передбачене тільки для інвентаризації підакцизних товарів. Термін проведення інвентаризації фактично обмежено строком перевірки. Якщо платник податків відмовляється від її проведення, до нього може бути застосовано адмінарешт майна (пп. 94.2.8 ст. 94 ПКУ).

Наталя Щербак, податковий консультант